En este post le damos espacio a Xiomara Rivera, MBA, CPC. Una profesional de mi total confianza que nos habla sobre un tema que suele dar un poco de dolor de cabeza, ya que es un proceso un poco complicado pero muy importante. Pero claro, algo que debemos trabajar si queremos ser responsables con nuestros negocios. En este caso, el post se dirige al establecimiento de cualquier negocio en Puerto Rico, pero puedes consultar con un profesional como Xiomara Rivera (Recomendada 200%) para saber cuales aplicarían a tu negocio. Cada negocio es un mundo y puede requerir documentación y permisos específicos, así que se recomienda siempre hacer el proceso con un profesional que te guíe.

Al final de este post encontrarás un botón para obtener el checklist para imprimir.

Les dejo con Xiomara Rivera.

A la hora de emprender uno de los temas que más le cuesta entender a los emprendedores  es la documentación legal y permisos necesarios para establecer sus negocios en Puerto Rico. 

Este tema, aunque suene sencillo, no lo es. Inclusive una mala asesoría o un permiso incorrecto puede ocasionar problemas serios en su negocio eventualmente. Más allá de saber que permisos son necesarios, es importante también tener una vasta asesoría en que otros documentos legales, leyes, decretos, entre otros debes solicitar.  Debemos recordar que sea un negocio de venta de productos o servicios existen leyes que regulan cada tipo de negocio en específico. Todo va a depender el tipo de negocio que vas a establecer. En el trayecto de mi emprendimiento como Consultora de Negocios, me he percatado que más allá de los permisos, existen otros tipos de documentos que siempre recomiendo que trabajes antes de establecer el mismo.

 

Una vez dicho esto, la pregunta es ¿Qué permisos y que documentación necesitas para establecer un negocio?

Lo primero que debes preguntarte, es ¿Cuál es la estructura legal más conveniente para mi negocio?

Esta pregunta es una que debes analizar con cautela antes te tomar cualquier decisión, ya que debes considerar muchos factores tales como: tipo de negocio, riesgos, ingresos y gastos proyectados, visión de la compañía, si vas a tener socios, empleados, etc. 

En Puerto Rico existen varias formas legales para estructurar los negocios. Entre las más comunes están las Corporaciones o Compañías de Responsabilidad Limitada o como un negocio individual, conocido como “Doing Business As”. (dba)

Este paso es vital antes de comenzar con la tramitación de permisos, entre otros, ya que depende de la estructura legal que elijas pudieran cambiar los requisitos y documentos del negocio.  

Me voy a concentrar en un negocio individual, para no confundirlos. 

Normalmente en mis consultas de negocios le ofrezco a los clientes un “Check List” que pueden utilizar como guía para comenzar a solicitar los permisos, documentos y requisitos para establecer el negocio. 

Le preparo un “Check List” porque la realidad de muchos puertorriqueños es que nos gustan las cosas de manera simple y que no tengamos que leer mucho.

Además, que entiendo que de esta manera es más fácil para cualquier persona poder hacer sus propias gestiones sin tener que contratar a un gestor, contador, etc. 

Esta guía esta preparada, en orden de lo que yo entiendo debe ser por mi experiencia en este tipo de negocio como individuo. Recuerden que muchas de estas cosas, va a depender su tipo de negocio y muchos otros factores.

A continuación, le detallo un “Check List” quedes utilizar de guía a la hora de emprender un negocio como individuo.

 

Departamento de Hacienda

Solicitar Certificado de Registro de Comerciante – Todo negocio que quiera operar en Puerto Rico está obligado a solicitar el Certificado de Comerciante.  Debe solicitar electrónicamente en la página del Departamento de Hacienda.

Solicitar Certificado de Revendedor y Exención IVU Municipal – Este certificado no es obligatorio, pero es conveniente para negocios que se dedican a la venta de productos (comerciantes revendedores), ya que el mismo le permite obtener exención y crédito en las compras del negocio para la reventa.  Debe solicitar electrónicamente en la página del Departamento de Hacienda.

• Registrar Cuentas Contributivas según aplique:

• Retención Salarios

•Retención Servicios Profesionales

• Retención de NO Residentes

• Retención de Otros Ingresos

• Retención de IRA

• Retención de Planes de Retiro

• Otros

Registro de Programa Terminales Fiscales (Antiguo IVU Loto) – debes contestar las preguntas sobre el Programa de Fiscalización del Programa de Supervisión Fiscal del IVU del Departamento de Hacienda.  Este requisito ES OBLIGATORIO y aplica a todos los que soliciten Certificado de Comerciante.  El sistema le indicará si está obligado a poseer un Terminal Fiscal.  El registro se debe hacer accediendo a este link. (Esto no aplica a los comerciantes registrados como negocios temporeros o exhibidores).

• Solicitar las diferentes Licencias de Rentas Internas según aplique (existen varias, por ejemplo; la de bebidas alcohólicas, venta de piezas, etc.) Para más información sobre las diferentes licencias, debe acceder a este link.

Estas cuentas deben registrarse en su Cuenta de SURI en la medida que sean necesarias para el negocio.  

 

Internal Revenue Service (IRS)

• Solicitar Número de Identificación Patronal Federal – el número de identificación patronal federal que asigna el Internal Revenue Service a los negocios.  Para saber si está obligado a tenerlo, debe acceder al siguiente link: 

 Necesita un EIN del Internal Revenue Service?

Normalmente si no tienes empleados, tiene la posibilidad de no necesitarlo.  

 Oficina de Gerencias de Permisos (OGPE) según aplique:

 Single Business Portal es la nueva plataforma digital que permite radicar incentivos, permisos y otros trámites en Puerto Rico para empresas e individuos.

• Solicitar Permiso de Uso o Carta Consulta

• Solicitar Permiso de Bomberos (Certificación de Prevención de Incendios)

 Solicitar Permiso Sanidad (Licencias Sanitarias)

 Solicitar Certificación Cumplimiento Ambiental 

Es importante saber que estos permisos, certificaciones, patente, etc. van a depender el tipo de negocio.  Por ejemplo, los Municipios otorgan permisos de Usos Convencional, Ambulante o Domiciliario.

 Municipio

• Solicitar Declaración de Volumen de Negocios Provisional (Patente Provisional) 

• Solicitar Libreta de Pago Ivu 1% o solicitar acceso a Portal Electrónico (COFIM) (si aplica)

 Corporación del Fondo

•  Solicitar y pagar Póliza 

 Tramitar/gestionar los siguientes documentos: 

• Abrir cuenta comercial en el banco

• Abrir cuenta Business de ATH Móvil

• Tener mínimo 2 métodos de pago (esto aplica según sea tu volumen de negocios).  Ver Reglamento 8851- Reglamento Conjunto sobre Alternativas de Pago por Servicios Licenciados y Establecimientos Comerciales en Puerto Rico conforme a la Ley Núm. 42-2015.  Para más información accede a este Link.

Seguros

 Otros(Recomendaciones):

• Plan de Negocios

• Asesoría de Contabilidad y Negocios

• Asesor Legal

• Políticas para Página de Internet según regulaciones del FTC y DACO (Regulaciones legales tanto estatal como federal)

• Términos y Condiciones

• Asesor de Mercadeo & Redes Sociales

• Requisitos de DACO para los diferentes tipos de negocio.  Accede a este link para las diferentes responsabilidades de los negocios.

Para negocios de comida:

• Licencia y Certificación Manejo de Alimentos

• Revisar Leyes o Incentivos Contributivos.

Ejemplo de algunos de ellos:

• Ley 135 – Incentivos y Financiamiento para Jóvenes Empresarios

• Ley 162 – PYMES

• Ley 60 2019 – Código de Incentivos de Puerto Rico

• Ley 120 – Ley de Incentivos para la Generación y Retención de Empleos PYMES

• Ley 20 y Ley 22 – Ley para Incentivar el Traslado de Individuos Inversionistas a Puerto           Rico./Ley Para Fomentar la Exportación de Servicios.

• Ley 52 – Fomento de Oportunidades de Trabajo

• Ley 173 – Industrias Creativas

• Revisar ayudas para negocios & opciones de financiamiento.

Me imagino que al terminar de leer este “Check List” dirás: “….pero que mucho tengo que hacer para poder establecer un negocio”.  Y sí, es mucho lo que debes tener o debes revisar antes de empezar un negocio.

Sin embargo, son pocos los que nos tomamos en serio este tema y decidimos orientar correctamente. Aveces por no asustar a un cliente, los profesionales no les hablan claro a estos futuros empresarios.  Es luego cuando el empresario tiene su negocio y en el transcurro se da cuenta de todo lo que le falta por hacer para estar en ley.

Existen cosas tan simples que debes tener como, por ejemplo, los rótulos de DACO y nadie le presta atención o muchos menos se le dice al emprendedor que debe tener esto en sus negocios. 

Muchas veces cuando el empresario recibe alguna visita de las agencias reguladoras del gobierno o multas es cuando se percatan de las cosas. TRISTE REALIDAD! No debemos permitir que esto siga pasando.

Como empresarios y profesionales debemos estar al día en estos temas. Existen tantas páginas del gobierno, blog y páginas web donde se nos habla de toda esta información.

Mi recomendación siempre es que te orientes con expertos en el tema.  Y cuando hablo de expertos no es todo el mundo ni cualquiera. Debes ser selectivo a la hora de buscar personas que te orienten correctamente en tu emprendimiento.

Aunque parezca mucha información y muchos procesos, son los correctos y pudieran evitarte muchos dolores de cabezas en tu jornada empresarial. NO te quites.  Voy a ti. Necesitamos más empresarios educados y responsables.

Espero esta información sea de su ayuda y bendición de la misma manera que es de bendición en mi vida.  Ya que al estar educada todo el tiempo en esto temas y siempre dar la milla extra buscando como ayudar a empresarios en la búsqueda correcta, ha sido de bendición para mí y para ellos.  

Hasta la próxima,

Xiomara Rivera, MBA, CPC

Consultora de Negocios, Contadora, Coach, Especialista en Planillas

  

 

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